Speed filler: continu medicatie leveren uit eigen voorraad
Drie apotheken in Zwolle wilden in eigen beheer en uit eigen voorraad alle herhaalmedicatie gaan verwerken. Samen met een automatiseerder bouwden zij de speed filler, een halfautomatische robot die het proces rondom central en local filling automatiseert. “Van herhaalreceptuur maken assistenten per dag nog maar een handvol recepten klaar met de hand.”
Drie apotheken in Zwolle wilden in eigen beheer en uit eigen voorraad alle herhaalmedicatie gaan verwerken. Samen met een automatiseerder bouwden zij de speed filler, een halfautomatische robot die het proces rondom central en local filling automatiseert. “Van herhaalreceptuur maken assistenten per dag nog maar een handvol recepten klaar met de hand.”
“In de apotheek central fillen waarbij we ook incontinentiemateriaal, drinkvoeding en koelkastartikelen kunnen verwerken met onze eigen etiketten en verpakkingsmateriaal. Met dat doel hebben we de speed filler ontwikkeld”, vertelt apotheker Anne Jan Barkmeijer van Medizijn Apotheek Smit-Adolfs. De apotheek is onderdeel van een groep Medizijn Apotheken in Zwolle.
Omdat het volgens Barkmeijer bij central filling via de groothandel niet altijd mogelijk is alle soorten geneesmiddelen en hulpmiddelen te verwerken, besloten apothekers Rijk Jurg en Gert van Brummelen – eigenaren van deze drie apotheken – op zoek te gaan naar een ander systeem.
Bij Brown Automation, een automatiseringsbedrijf gespecialiseerd in sorteermachines, zagen zij bij toeval een apparaat dat kon worden omgebouwd voor de verwerking van herhaalmedicatie. “Samen met de eigenaren van Medizijn Apotheken en de eigenaar van Brown Automation heb ik onderzocht hoe we alle soorten geneesmiddelen geautomatiseerd kunnen verwerken”, aldus Barkmeijer, die naast zijn werk in Apotheek Smit-Adolfs ook kwaliteitscoördinator is in de drie Medizijn Apotheken.
Bouwproces
Na een bouwproces van enkele maanden werd de eerste speed filler geïnstalleerd in Apotheek Hanzeland, waar nu de herhaalmedicatie wordt verwerkt voor de drie apotheken. De speed filler is drie meter lang, een meter breed en twee meter hoog, met een werkoppervlak van drie bij vier meter.
Het speed filling-proces begint met het verzamelen van alle geneesmiddelen voor in totaal vijftig patiënten – eigenlijk vijftig receptnummers. Standaard heeft de speed filler vijftig compartimenten, maar dat kan worden uitgebreid tot honderd. In de ladekast van de speed filler liggen de geneesmiddelen niet op alfabet maar op nummer: van 1 tot 1800. “Kriskras door het alfabet lopen is daardoor niet meer nodig”, vertelt Barkmeijer, “op nummer 1 tot en met 50 liggen de hardlopers.”
Voor de volgende stap in het speed filling- proces scant een apotheekmedewerker vanaf een staanplaats bij de machine de barcodes en plakt de etiketten op de doosjes. Omdat de speed filler niet werkt vanuit de patiënt maar vanuit het geneesmiddel gebeurt dit volledig at random. Als de medewerker de doosjes met etiket in de speed filler laat glijden, zoekt de robotarm daar het recept bij en transporteert het geneesmiddel naar het juiste compartiment. “Omdat het niet meer nodig is na te denken of je het juiste etiket op het juiste doosje plakt, kan dit werk ook worden uitgevoerd door logistiek medewerkers”, aldus Barkmeijer. “Onze apothekersassistenten hebben daardoor meer tijd voor zorgtaken aan de balie.” Als de geneesmiddelen van alle vijftig recepten zijn verdeeld worden de geneesmiddelen van elk compartiment verpakt in eigen Medizijn-verpakkingen, met daarbij een afleverbriefje. Op de handscanner controleert de apotheekmedewerker of in elk compartiment het juiste aantal doosjes ligt. Dit is een foutloos en gevalideerd proces, benadrukt Barkmeijer.
“Voorheen bij central filling controleerden we het recept bij binnenkomst, dat doen we nu vooraf, waardoor we eerder logistieke fouten kunnen signaleren en voorkomen.” Daarna is het recept gereed om mee te geven met de patiënt of op locatie te bezorgen.
Apotheek Hanzeland stuurt twee keer per dag vanuit de eigen voorraad een levering herhaalmedicatie naar de Medizijn Apotheken. Niet-voorradige geneesmiddelen en materialen worden automatisch besteld bij de groothandel en de volgende ochtend verwerkt.
Voordelen
Een voordeel van de speed filler ten opzichte van central filling is volgens Barkmeijer dat van de herhaalmedicatie nog maar een handvol recepten per dag met de hand moeten worden klaargemaakt. “Verder gaat alles door het apparaat, van incontinentiemateriaal tot koelkastartikelen.”
Tijdwinst levert de speed filler op doordat de bestelling bij de groothandel fors is gereduceerd en de assistenten meer tijd hebben voor zorg. Met name voor grote apotheken of voor groepen vanaf twee apotheken is de speed filler interessant, stelt Barkmeijer. “Voor kleinere volumes heeft Brown Automation de rotafiller ontwikkeld.” Volgens de fabrikant vraagt de aanschaf van de speed filler een lage investering, die door de hoge verwerkingssnelheid snel kan worden terugverdiend.
In hun streven naar meer efficiency werken de drie Zwolse apotheken op dit moment aan een koppeling tussen de speed filler en het track&trace-systeem van Loxis, zodat het apparaat voor elk recept al een plekje reserveert in de drie apotheken. Barkmeijer: “Hierdoor vervalt deze handeling in de apotheek, wat weer tijdwinst oplevert.”
Bron: Pharmaceutisch Weekblad - 25 november 2016
